Hvis der skal tildeles en medalje til personer, der er ansat eller på anden måde virker under ministeriets område, skal der sendes en skriftlig anmodning til departementschefen i Børne- og Undervisningsministeriet.
Det bemærkes særligt, at i forbindelse med tildelingen af Den Kongelige Fortjenstmedalje til lærere, børnehaveklasseledere (uden ledelsesansvar), skolesekretærer, pedeller, rengøringsassistenter, dagplejere, pædagoger og pædagogmedhjælpere, er det en betingelse, at den pågældende har været ansat mindst 40 år uafbrudt i samme kommune. Der skal være tale om fuldtidsansættelse eller ansættelse på minimum halv tid af den til enhver tid gældende fuldtidsnorm i hele ansættelsesperioden.
Når det drejer sig om en selvejende institution inden for den offentlige forvaltning, kan der indstilles til Den Kongelige Fortjenstmedalje.
Den Kongelige Belønningsmedalje (selvejende institutioner som ikke er omfattet af den offentlige forvaltning) kan normalt tildeles efter 50 års fortjenstfuld ansættelse i samme institution eller i forbindelse med fratræden efter mindst 40 års ansættelse.
Personer med overordnede ledelsesbeføjelser og personer med universitetsuddannelse kan ikke indstilles til fortjenst- eller belønningsmedaljen.
Medaljerne kan udelukkende tildeles danske statsborgere.
Anmodning om tildeling af en medalje:
Indstilling til departementschefen skal indeholde følgende:
- Den ansattes fulde navn, adresse, personnummer og stillingsbetegnelse
- Redegørelse for, at den ansatte har ydet en (særlig) fortjenstfuld indsats (der skal være underskrift på redegørelserne)
- Så vidt muligt dokumentation for ansættelsesforholdets varighed
- Jubilæumsdato og ønsket dato for overrækkelse af medalje
- Tidspunktet for arbejdsophør, hvis der ved privat ansættelse anmodes om tildeling af en belønningsmedalje efter mindre end 50 års ansættelse
- Kontaktperson i sagen
- Både EAN-nummer og CVR/SE-nummer plus referenceperson.
Gebyr
Ministeriet opkræver indstilleren et gebyr på 2.800 kroner pr. fortjenstmedaljeekspedition og 2.200 kroner pr. belønningsmedaljeekspedition.
Dato for overrækkelsen
Sagsbehandlingstiden kan være op til 4-5 måneder. Fastlæggelse af dato for overrækkelsen må derfor tilpasses denne sagsbehandlingstid.
I tvivlstilfælde kan der rettes henvendelse til ministeriets departementschef eller til fuldmægtig Helen Melsted.